Si vous utilisez encore des bons de travail papier ou des feuilles de calcul Excel pour gérer votre atelier mécanique, il est probablement temps de passer au numérique et vous différencier en contrôlant vos coûts et en augmentant vos marges ! Soyez mieux équipé pour fiabiliser et réduire les coûts d’entretien de votre flotte de véhicules et équipement lourds en optant pour un logiciel de gestion d’atelier mécanique.
Comment est-ce qu’un logiciel de gestion d’atelier mécanique de véhicules et d’équipements lourds devient un avantage concurrentiel ?
Pour répondre à cette question, nous vous présentons en détail 10 façons de vous différencier de vos concurrents avec un logiciel de gestion d’atelier mécanique.
1- Contrôler et réduire vos coûts
La première chose qu’un logiciel de gestion d’atelier mécanique fait pour vous distinguer de vos compétiteurs est de vous permettre d’avoir un meilleur contrôle de vos dépenses. En effet, le coût des pièces, de la main-d’œuvre et toutes autres dépenses seront enregistrés à chaque fois dans le bon de travail et permettront de créer une base de données centrale pour toutes les dépenses liées à la maintenance. En exécutant un rapport des dépenses, le gestionnaire de l’atelier mécanique sera en mesure de voir où le budget a été dépensé et de prendre des décisions stratégiques quant aux actifs et aux dépenses futures. Par exemple, un bon logiciel vous aidera à planifier les inspections et les tâches de maintenance préventive, de sorte que vous détecterez les petits problèmes avant qu’ils n’aient la chance de devenir de gros problèmes risquant de faire exploser votre budget.
Lorsque toutes les informations quant à l’entretien de la flotte sont au même endroit, que les processus de maintenance sont automatisés et que le gestionnaire est en mesure de mieux observer le coût des opérations, les dépenses seront réduites, le budget respecté et vous pourrez enfin générer des économies. En générant des économies, vous serez en mesure d’augmenter votre marge de profits, d’obtenir un retour sur investissement (ROI) et d’investir dans d’autres sphères de votre entreprise.
2- Contrôler votre inventaire
Un logiciel de gestion d’atelier mécanique permettra de suivre votre inventaire en temps réel sans avoir à utiliser des fichiers Excel ou des listes à n’en plus finir. Grâce à l’automatisation du logiciel, vous n’aurez plus à vous soucier de manquer des pièces critiques, puisque le logiciel avertira le gestionnaire quand il sera temps de commander certaines pièces. En effet, votre logiciel devrait permettre d’établir un minimum et maximum sur les quantités de pièces voulues en inventaire. En commandant les pièces à l’avance, il permettra de sauver du temps, mais aussi de l’argent en évitant les frais d’expédition de dernière minute. Lorsqu’un mécanicien aura besoin d’une pièce en particulier pour une réparation, un bon logiciel lui permettra de faire une demande de pièces directement à partir du garage. Avec une bonne gestion d’inventaire, vos mécaniciens n’attendront plus après des pièces pour effectuer des réparations et vos camions seront plus rapidement de retour sur la route.
3- Optimiser votre temps
Lorsque les mécaniciens arrivent pour leur journée de travail, il est important pour eux et pour le gestionnaire de connaître la charge de travail à faire afin qu’il n’y ait pas d’inspections en retard ou d’unités en attente de réparations. En optimisant la venue des unités au garage et en sachant rapidement tout ce qu’il y a faire dessus, vos unités seront réparées et de retour sur la route plus rapidement. Un bon logiciel aura un module conçu spécialement pour le garage, ce qui permettra aux mécaniciens de se connecter directement à l’aide d’une puce RFID et d’avoir accès rapidement à leurs tâches du jour. Le gestionnaire n’aura plus besoin de créer des bons de travail à l’avance puisque ceux-ci seront créés automatiquement dans le logiciel lorsque les mécaniciens ouvriront la tâche. En utilisant des fichiers Excel ou des tableaux blancs dans un garage, votre équipe de maintenance risque de perdre des informations ou même d’oublier des choses importantes. Un logiciel de gestion d’atelier mécanique ira chercher automatiquement toutes les informations nécessaires afin de remplir des formulaires, des rapports, des bons de travail, des bons de commande, etc. Votre équipe ne perdra plus de temps à retranscrire les bons de travail, à rechercher des opérateurs ou à fouiller dans un classeur.
4- Accès rapide à l’information
Un logiciel de gestion d’atelier mécanique centralise l’information de manière simple et compréhensible offrant des outils pour générer des rapports répondant à vos questions. Il est également possible de consulter facilement l’historique de tout ce qui concerne l’atelier mécanique. Avoir un tableau de bord dynamique vous offre une vue d’ensemble sur votre flotte sans même devoir mettre les pieds au garage. Un bon logiciel vous permettra en plus d’aller creuser directement à la source afin d’avoir accès à l’information que vous désirez plus rapidement. Donc, une recherche prenant autrefois trop de temps dans les feuilles pêle-mêle d’un énorme classeur s’effectue maintenant en claquant des doigts. Dans un contexte où vous êtes audité, il est plus facile et rapide d’aller chercher les papiers demandés tout en apportant une forte crédibilité à votre entreprise. Rien n’est plus fâchant que de chercher des papiers et de risquer de perdre beaucoup de temps et d’argent. En ayant accès rapidement à l’information, votre équipe de maintenance sauve du temps et évite par le fait même du stress.
5- Réduire l’erreur humaine
Un logiciel de gestion d’atelier mécanique vous permettra de standardiser vos processus, ce qui améliora votre performance et réduira les erreurs commises par l’équipe de maintenance. En automatisant vos processus, le logiciel s’occupe de diminuer les étapes d’entrée de données en éliminant les tâches qui sont normalement faites par vos employés. On vient ainsi réduire les risques potentiels d’erreurs humaines et on s’assure que les données seront de qualité. Lorsque tout le monde passe par les mêmes étapes pour effectuer une tâche, la marge d’erreur est grandement réduite et on évite de sauter des étapes cruciales.
Par exemple, lors de vos demandes de réclamation, le système se chargera de créer automatiquement les réclamations pour vos garanties. Lorsque vous serez prêts à faire une demande, le logiciel ira chercher toutes les informations nécessaires et disponibles dans la base de données. Il générera automatiquement le formulaire de réclamations sans aucune entrée de donnée, en évitant donc de possibles erreurs humaines. Ainsi, votre entreprise gagnera du temps et sera beaucoup plus productive.
6- Se connecter à vos outils déjà en place
Assurez-vous de choisir un logiciel de gestion d’atelier mécanique qui pourra se connecter à votre écosystème déjà en place, afin de tirer le maximum de chacune de vos solutions. L’importance d’une bonne intégration vous permettra d’utiliser les forces de chacun de ses outils et d’éviter la double entrée d’information. Lorsque votre logiciel de gestion d’atelier mécanique est connecté à vos outils déjà en place, l’automatisation et la planification deviennent de plus en plus faciles.
Par exemple, en ayant votre logiciel télématique connecté à votre logiciel de maintenance, les odomètres de vos véhicules seront mis à jour en temps réel dans le système et les maintenances préventives seront créées automatiquement. Cela vous permettra d’être proactif et de vous assurer que votre flotte est toujours sécuritaire.
7- Planifier vos réparations
La maintenance préventive, contrairement à la maintenance corrective, permet de mieux structurer l’atelier mécanique et de sauver en termes de coût par rapport aux entretiens que votre équipe fait sur vos équipements et votre flotte. Un bon logiciel permet d’avoir une planification la plus optimale possible en connaissant les ressources disponibles ainsi que les équipements disponibles sur le terrain.
Par exemple, en étant connecté à votre outil télémétrique, il sera possible d’avoir du geofencing d’intégrer à votre logiciel de gestion de flotte qui vous permettra d’avoir la liste des tâches que vous avez à faire, mais également de connaître les équipements qui sont disponibles en temps réel dans votre cour.
8- Accès à des métriques (KPI) et des rapports de maintenance détaillés
Si vous n’avez actuellement pas accès à un tableau de bord, à des rapports détaillés ou à des KPI à suivre, c’est votre signal d’alarme que vous avez absolument besoin d’un logiciel de gestion d’atelier mécanique. Pensez-y, en optimisant vos opérations et en réduisant vos coûts grâce à un système qui vous permet d’analyser rapidement des rapports sur votre atelier mécanique, vous augmenterez vos marges de profits et serez en mesure de prendre des décisions éclairées et payantes pour l’entreprise.
Un bon logiciel d’atelier mécanique devrait vous permettre de suivre vos objectifs et d’évaluer vos données efficacement. En suivant vos KPIs de maintenance, vous pouvez déterminer si les modifications que vous avez apportées ont réellement ajouté de la valeur et réduit vos coûts. Maintenant que vous êtes en mesure d’avoir des données de qualité et fiables, vous pouvez les analyser pour obtenir des informations exploitables sur vos opérations globales.
9- Avoir une vue en temps réel sur votre atelier mécanique
Une gestion efficace de l’atelier mécanique commence par une bonne gestion des tâches des employés. Le logiciel de gestion d’atelier mécanique devrait permettre au gestionnaire de l’atelier mécanique de voir en temps réel ce sur quoi les employés travaillent et combien de temps chaque employé passe à effectuer une tâche. C’est-à-dire de connaître les temps standards, mais aussi les temps réels que les mécaniciens ont passés sur les différentes tâches, permettant ainsi d’avoir accès à des rapports sur la performance et la productivité des employés. Tout ça dans le but de mieux planifier les tâches vers les mécaniciens afin d’utiliser leurs forces en plus de voir si les ressources sont suffisantes.
10- Meilleur positionnement quant à votre recrutement
Ce n’est un secret pour personne, le manque de personnel se fait de plus en plus sentir et touche la grande majorité des industries. Les compagnies commencent à manquer de ressources pour attirer les bons candidats, tandis que les demandes des clients et du marché sont en pleine croissance. Les candidats recherchent de bonnes conditions de travail et des compagnies dans lesquelles ils pourront grandir.
En vous dotant d’un logiciel de gestion d’atelier mécanique et en automatisant vos processus de maintenance, vous démontrez votre intérêt vers l’amélioration continue et l’avancement technologique ce qui sera attirant pour la nouvelle génération de travailleurs. Vous augmentez votre crédibilité auprès des prospects et offrez des conditions intéressantes. En effet, les employés auront plus de temps à faire ce pourquoi ils ont été engagés et passeront moins de temps à l’ordinateur ou sur papier à entrer des données, ce qui peut être un irritant pour certains. D’ailleurs, ils ne vivront plus d’insatisfaction en attendant l’arrivée de pièces et pourront mieux optimiser leur temps dans le garage. En tant que propriétaire, vous pourrez enfin voir où le temps de vos employés est consacré et où il est nécessaire de revoir certaines tâches prenant plus de temps à être effectuées.
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