Implanter un nouveau logiciel de gestion d’atelier mécanique

Implanter un nouveau logiciel de gestion d’atelier mécanique

Lorsque vous arrivez à l’étape de la sélection d’un nouveau logiciel d’atelier mécanique, il est essentiel de vous informer sur le processus d’implantation. L’implantation d’un logiciel est un processus continu en plusieurs étapes qui nécessite l’engagement de toutes les parties impliquées. C’est à cette étape que vous verrez si la solution choisie répond à vos critères et vous apportera réellement un retour sur investissement

Dans cette vidéo, Guillaume Laliberté, notre Vice-Président des ventes vous explique l’importance d’une bonne implantation d’un logiciel de gestion et d’entretien de flotte de camions lourds.

Voici les 4 critères principaux à prendre en considération lorsque vous choisissez un nouveau logiciel de gestion d’atelier mécanique :

Critère #1: L’évaluation des besoins 

Est-ce que le fournisseur a pris la peine d’évaluer vos besoins ? Chaque flotte est différente et chaque entreprise fonctionne différemment. C’est pourquoi, afin de faciliter l’intégration auprès de votre équipe, il est important que le fournisseur de votre prochain logiciel de gestion de la maintenance ait pris le temps de bien évaluer vos besoins, de manière à configurer le logiciel selon la réalité de votre entreprise. Aidez votre fournisseur logiciel en établissant des objectifs clairs pour chaque département qui utilisera le logiciel.

Voici quelques exemples d’objectifs pertinents qui pourraient correspondre à votre réalité :

  1. Réduire le temps des mécaniciens passés à l’ordinateur;
  2. Réduire les coûts reliés à la maintenance de la flotte;
  3. Augmenter la productivité grâce à l’automatisation de plusieurs processus;
  4. Être plus efficace en connectant l’écosystème en place avec le logiciel de maintenance;
  5. Optimiser la gestion de l’inventaire du garage mécanique.

Critère #2: L’importance d’avoir un chargé de projet

À même votre équipe

Avez-vous pensé à mettre en place un chargé de projet dans votre entreprise qui sera responsable d’établir un pont entre votre entreprise et le fournisseur logiciel ? Cette personne devra évaluer la charge de travail, communiquer les commentaires ou besoins des différentes personnes qui utiliseront le logiciel de gestion de garage. Elle devra aussi suivre les tâches et servir de personne-ressource pour tous problèmes potentiels liés à l’implantation du logiciel. Assurez-vous de choisir quelqu’un qui est à la fois présent dans votre atelier mécanique et qui communique facilement avec les autres départements.

Chez le fournisseur du logiciel 

La clé du succès d’une implantation réussie est d’avoir un expert qui comprend votre réalité et qui s’occupe de bien implanter le logiciel basé sur les processus que vous avez déjà en place. Il n’y a pas une entreprise qui fonctionne de la même manière. C’est donc primordial d’avoir un chargé de projet qui comprend bien votre réalité et qui vous aidera à organiser votre logiciel pour bien répondre à vos besoins. Implanter un logiciel demande généralement beaucoup de temps. Pensons simplement à l’importation des données que vous avez déjà. Manipuler les données pour ensuite les importer dans une nouvelle solution peut être un vrai cauchemar quand vous n’êtes pas un expert dans le domaine. En bénéficiant de l’aide d’un chargé de projet, vous vous assurez un minimum d’effort, une implantation plus rapide et vous mettez toutes les chances de votre côté pour avoir une implantation sans tracas.

Critère #3: L’intégration avec votre écosystème en place

Est-ce que la solution choisie peut s’intégrer avec votre écosystème en place ? Un bon logiciel de maintenance de véhicules lourds devrait être en mesure de s’intégrer à vos logiciels déjà en place. Avoir plusieurs systèmes ou processus différents qui ne communiquent pas ensemble est synonyme de chaos. Vous voulez que l’information se trouve à la même place et que les logiciels communiquent entre eux. C’est pourquoi il est important d’avoir vos logiciels connectés ensemble et de développer un ensemble de normes, à la fois pour l’utilisation du système que pour les pratiques de maintenance. 

Critère #4: Le service à la clientèle 

Lorsque vous aurez implanté un logiciel, le moment où votre équipe de maintenance aura le plus besoin d’aide est pendant la première année. Comme tout nouvel apprentissage et toutes nouvelles connaissances, vous devez être bien encadrés. Assurez-vous de choisir un fournisseur logiciel qui sera disponible au bout du fil pour répondre à vos questions en temps réel et non 48h plus tard. 

Conclusion

Tous ces éléments sont essentiels à une bonne implantation de votre logiciel de gestion de garage mécanique, parce que tout comme chaque nouveau système, si l’intégration ne se fait pas selon les attentes, vos employés n’utiliseront tout simplement pas votre nouveau logiciel et vous ne sauverez ni temps ni argent. 

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