L’implantation d’un logiciel de gestion d’atelier mécanique dans votre garage est une étape incontournable dans l’évolution d’une organisation. Avec le bon logiciel en place, vous pouvez mieux gérer les tâches de maintenance, automatiser vos processus et obtenir des informations plus précises sur les performances de vos véhicules et équipements. Cependant, avant d’atteindre des résultats concrets, il est important de préparer votre équipe à la transition vers l’adoption du nouveau logiciel. Dans cet article, vous trouverez six étapes importantes pour préparer efficacement votre équipe à l’utilisation d’un logiciel de gestion d’atelier mécanique.
1. Communiquer les avantages d’utiliser un logiciel de gestion d’atelier mécanique
Avant d’effectuer le virage numérique ou de passer à un nouveau logiciel, assurez-vous que votre équipe comprend pourquoi elle fait le changement. Expliquez à chacun des intervenants de votre organisation comment le logiciel peut les aider au quotidien à simplifier leur travail, à éviter les pertes de temps dans des activités routinières et à améliorer leur performance. Prendre le temps d’expliquer clairement ces avantages apaisera la réticence au changement et les craintes concernant l’utilisation d’un nouveau système qui vient inévitablement modifier les habitudes de votre équipe. Le fait de discuter de ces changements permettra assurément de démystifier certaines fausses croyances comme le fait que les employés se verront remplacés par le logiciel. Il s’agit plutôt d’un outil pour leur permettre de réaliser plus facilement leur travail.
2. Identifier concrètement les rôles et responsabilités clés au sein de votre équipe
Pour assurer le succès de la mise en place d’un logiciel de gestion d’atelier mécanique dans votre organisation, il est primordial de mobiliser l’équipe en leur confiant une part de responsabilité dans le processus. De cette façon, les employés ne sentiront pas qu’ils se font imposer un changement, mais bien qu’ils en font partie.
Il est également judicieux de confier la gestion du projet d’implantation du logiciel de maintenance à quelqu’un qui a du temps. Effectivement, le processus ne sera efficace que si l’on mandate quelqu’un ayant une motivation à mener à bien le projet et le temps de coordonner les différentes étapes et d’effectuer le pont entre l’organisation et le fournisseur du logiciel. En d’autres mots, affectez une personne qui a l’autorité et l’expertise pour superviser le processus, tout en désignant les responsables des tâches quotidiennes telles que la mise à jour des données et le suivi des progrès. Le fait de bien s’entourer et de répartir clairement les rôles aidera à s’assurer que les employés se tournent vers les bonnes personnes lorsqu’ils auront des questions.
Gardez toujours en tête qu’une implantation est réussie quand les gens qui vont se servir le plus du logiciel sont impliqués dès le départ. En procédant de cette façon, vous serez en mesure d’instaurer une saine gestion du changement qui facilitera l’adhésion de votre équipe au nouveau logiciel de gestion d’atelier mécanique.
3. Suivre un plan pour former et éduquer le personnel sur la façon d’utiliser correctement le système
Dès que vous décidez d’aller de l’avant avec un fournisseur de logiciel de maintenance comme DataDis, un chargé de projet vous sera attitré afin de vous accompagner de A à Z du processus d’implantation. Cette personne-ressource vous aidera à concevoir un plan de formation et d’implantation complet adapté à vos besoins et à vos réalités. Par exemple, si votre organisation compte plusieurs succursales ou divisions, plusieurs formateurs pourront être déployés simultanément pour vous offrir une formation de qualité et efficace. De plus, le processus d’implantation se fera à votre rythme. Si vous préférez attendre une certaine période de l’année pour enclencher les démarches, l’équipe de DataDis s’adaptera à votre réalité.
En suivant un plan structuré et réfléchi en fonction de plusieurs centaines d’implantations réussies, votre équipe sera bien outillée pour utiliser le logiciel de la bonne façon. Cependant, il est bien important de respecter ce plan et de ne pas tenter de sauter des étapes pour accélérer le processus. Faire ainsi risque seulement de créer un stress dans votre équipe qui mènera à une mauvaise utilisation du logiciel et ultimement à une nécessité de refaire la formation une deuxième fois. Bref, il est primordial de se donner du temps pour réussir.
Voici comment DataDis s’assure de former votre équipe pour qu’elle soit prête à utiliser votre nouveau logiciel de gestion d’atelier mécanique :
4. Encourager les commentaires du personnel sur leur expérience avec le logiciel
La rétroaction de votre équipe représentera une mine d’or d’information pour vous permettre de bien saisir l’évolution du processus d’implantation et de déceler les opportunités d’amélioration. Évidemment, les différents membres de votre organisation risquent de réagir différemment au changement. C’est en les écoutant et en gardant le canal de communication ouvert que vous réussirez à mener à bien votre objectif. Demander des commentaires honnêtes au personnel aidera à s’assurer que tout le monde est à l’aise avec le nouveau système en place.
Il est important de réaliser qu’il y aura inévitablement des erreurs au début, mais que celles-ci sont essentielles dans le processus d’apprentissage. De plus, vous serez accompagnés par des formateurs/formatrices compétent.es qui ont l’habitude d’adapter leur approche aux différents types de personnalités et de rôles au sein d’une organisation. Gardez toujours en tête que comme le processus dépend des efforts qui sont déployés, il faut prévoir du temps pour assurer son succès.
5. Configurer des comptes d’utilisateurs avec des niveaux d’accès appropriés
Une bonne pratique à considérer avant même le début de l’implantation du logiciel de maintenance est de déterminer les différents niveaux d’accès à l’information disponible. En effet, on veut éviter des situations comme celle où un mécanicien pourrait consulter le salaire de ses collègues. Heureusement, cette structure hiérarchique d’accès à l’information a été développée et il est très facile pour vous de décider les personnes ayant accès et de procéder à des changements.
Créez des comptes utilisateurs avec les niveaux d’accès appropriés vous assurera que les membres de l’équipe sont en mesure d’effectuer correctement leurs tâches. Vous devrez configurer les différents niveaux d’accès en fonction du rôle et des responsabilités de chacun. Cela aidera à sécuriser les données sensibles tout en veillant à ce que chacun dispose des bonnes informations lorsqu’il en a besoin. Y réfléchir d’avance ne fera que faciliter le processus d’implantation et éviter des manques de communication résultant en de fâcheuses situations. Évidemment, vous serez accompagné de votre chargé de projet pour réaliser cette classification.
6. Adopter une stratégie d’implantation globale
Finalement, il est primordial de concevoir et surtout d’adhérer à une stratégie d’implantation afin de savoir clairement vers où votre organisation se dirige avec l’utilisation d’un nouveau logiciel de gestion d’atelier mécanique. Pour y parvenir, il faut nécessairement procéder à une allocation temps-ressources parce qu’une implantation de logiciel ne se fait pas du jour au lendemain. En allouant du temps et des ressources suffisantes, le processus a toutes les raisons pour se dérouler convenablement.
Par ailleurs, il est bénéfique d’établir un échéancier clair et des objectifs réalisables tout en gardant une certaine marge de manœuvre pour les imprévus. De cette façon, toute l’équipe sera sur la même longueur d’onde quant à l’évolution du processus d’implantation.
En dernier lieu, ne sous-estimez pas la possibilité de recevoir des services de formations d’appoint, de perfectionnement ou d’optimisation de vos processus une fois l’implantation terminée. Ce sont différents services offerts aux clients de DataDis par le biais de notre équipe de formation.
Conclusion
En prenant le temps de préparer votre équipe à l’adoption d’un système de gestion d’atelier mécanique, vous pouvez assurer une transition réussie et récolter les fruits d’une efficacité accrue. N’oubliez pas de vous assurer de communiquer clairement les avantages, d’attribuer les rôles et les responsabilités clés au sein de votre équipe et de suivre une formation complète à votre rythme. Également, ne négligez pas de demander des rétroactions au personnel, de configurer des comptes d’utilisateurs avec des niveaux d’accès appropriés et d’adhérer à une stratégie d’implantation réfléchie. En appliquant ces conseils, vous aurez tout en votre possession pour réussir haut la main l’implantation de votre logiciel de maintenance.
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