De nombreuses entreprises utilisent encore les mêmes outils de gestion d’atelier mécanique qu’à leur début et éprouvent aujourd’hui des difficultés à gérer de manière efficace leurs opérations de maintenance. Heureusement, la technologie a parcouru un long chemin pour aider les gestionnaires d’atelier mécanique à optimiser leurs activités. Mais comment savoir s’il est temps d’investir dans la technologie logicielle pour prendre en charge vos processus quotidiens d’entretien mécanique?
En tant que gestionnaire d’atelier mécanique, vous avez entre autres besoin d’aide pour superviser et diriger tous les processus et opérations de maintenance, identifier les possibilités d’amélioration de l’efficacité et de la rentabilité ainsi qu’interpréter et analyser les rapports d’indicateurs clés (KPI) sur les équipements mécaniques. Voici 11 signes révélateurs que vous avez besoin d’un logiciel d’entretien de véhicules et d’équipements lourds !
1. Vos outils de travail sont fréquemment sujets à des erreurs humaines
Vous trouvez sans cesse des incohérences ou des colonnes supprimées par vos mécaniciens dans vos documents de maintenance? Lorsque vous comptez sur la saisie manuelle des données avec des outils comme Excel ou des fichiers papier, les erreurs humaines sont inévitables.
Un bon logiciel de gestion de la maintenance réduit grandement les risques d’erreurs en priorisant les entrées de données de masse et en offrant un cadre non modifiable par certains utilisateurs. Effectivement, plus l’outil est structuré et moins propice à l’interprétation, moins les usagers risquent de commettre des erreurs d’inattention.
2. Vous n’avez aucun moyen de contrôler l’accès à certaines informations sensibles
Vous aimeriez donner accès à des chiffriers Excel à certains employés, mais des informations qui ne les concernent pas s’y trouvent? Il est frustrant de devoir créer d’innombrables versions de documents pour chacun des employés selon leur niveau d’accès à l’information sécurisée. En plus de vous y perdre, vous devez passer beaucoup de temps à configurer et à contrôler les autorisations pour éviter des fuites de données privées comme les salaires horaires des autres employés.
Avec un logiciel de maintenance clé en main comme MIR-RT, vous pouvez en quelques clics et à tout moment configurer des profils d’employés avec des accès personnalisés à l’information.
3. Vous payez des employés pour travailler en double
Certains membres de votre équipe passent leurs journées à faire du traitement de données pour assurer la synchronisation entre plusieurs outils non-connectés? Avec des documents papiers ou Excel comme outils de maintenance, les entrées manuelles de données dans les registres comptables sont monnaie courante. Vos responsables de la comptabilité représentent une valeur bien plus ajoutée s’ils valident les opérations enregistrées automatiquement plutôt que de consacrer 80% de leur temps à les entrer dans le système.
Avec un logiciel de gestion d’atelier mécanique, les possibilités de passerelles comptables sont nombreuses pour lier vos registres comptables avec vos opérations de maintenance et ainsi régler cet enjeu une bonne fois pour toutes.
4. Vos rapports sont peu élaborés et difficiles à produire
Vous avez besoin de produire un rapport complet sur les entretiens mécaniques réalisés sur les véhicules et équipements lourds de votre flotte d’une date X à une date Y? Dans une feuille de calcul et encore moins avec des documents papier, vous obtenez un nombre très limité d’options pour la production de rapports et chacun d’entre eux doit être programmé de façon manuelle selon les besoins d’analyse.
Avec un logiciel de maintenance de véhicules et d’équipements lourds, vous pouvez vous fier sur des rapports préconfigurés pour vos besoins courants de même que développer des rapports personnalisés du tout au tout pour fournir rapidement une multitude d’informations utiles.
5. Vous oubliez sans cesse de profiter des garanties disponibles
Vous trouvez que les coûts de maintenance de vos unités ne cessent d’augmenter? Une bonne façon de réaliser de grandes économies et de réduire les dépenses est d’assurer un suivi plus rigoureux sur les garanties et réclamations. Saviez-vous que grâce à l’automatisation des garanties et un suivi serré des « cores », le gestionnaire d’une flotte moyenne de 200 camions peut s’attendre à récupérer annuellement environ 180,000 $ en garanties?
Avec de telles économies annuelles, le retour sur investissement de l’achat d’un logiciel de gestion d’atelier mécanique est considérable! Ne prenez pas le risque de laisser filer ces garanties en utilisant des documents papier ou Excel.
6. Vos camions et équipements lourds passent plus de temps dans le garage que sur le terrain
Vous avez l’impression que certaines unités sont constamment dans l’atelier mécanique pour des problèmes récurrents? Un mauvais entretien contribue à augmenter les temps d’arrêt (« downtime ») des véhicules, ce qui signifie une perte de revenus et une baisse de productivité.
Un logiciel de maintenance de véhicules et d’équipements lourds aide grandement à diminuer les temps d’arrêt inutiles en simplifiant les programmes de maintenance préventive et en permettant au contremaître de voir en un coup d’œil l’historique des réparations effectuées sur chacune des unités. Cela permet d’effectuer la bonne réparation au bon moment et augmenter la durée de vie de votre parc de véhicules.
7. Vous avez de la difficulté à garder une trace des pièces en inventaire
Vous pensiez avoir en stock 4 exemplaires d’une pièce pour finalement vous rendre compte qu’il n’en reste aucun au moment de devoir effectuer une réparation importante? Il est très difficile de gérer les inventaires à partir de fichiers papiers et chiffriers Excel encore une fois à cause de l’erreur humaine. Néanmoins, il s’agit d’un volet important de la gestion de la maintenance dans une entreprise.
Un bon logiciel de gestion d’atelier mécanique comme MIR-RT a un module exclusivement conçu pour permettre d’assurer le contrôle des stocks. De plus, ce module est connecté avec les autres fonctionnalités du logiciel, ce qui permet d’automatiser les fluctuations d’inventaire lorsqu’une pièce est utilisée dans un bon de travail.
8. L’historique des réparations de vos unités se cache au fond d’un tiroir
Vous passez plus de temps à chercher dans vos classeurs un document détaillant l’historique des entretiens effectués sur vos véhicules et équipements lourds que de temps à effectuer ladite réparation? Il est signe que votre système de classification des réparations et entretiens effectués est défaillant.
De nos jours, consulter une fiche complète d’historique d’entretiens de chacune de vos unités devrait vous prendre quelques clics et être connecté avec tous vos postes de travail de façon simultanée. Il est possible de le faire facilement grâce à un logiciel de maintenance adapté à vos besoins comme MIR-RT.
9. Vous devez manuellement vérifier les odomètres/heures moteur de chacun de vos véhicules/équipements
Vous n’avez aucun moyen d’avoir accès à des informations cruciales comme les odomètres de vos unités en temps réel? L’intégration de vos outils de maintenance avec des outils de télématique est essentielle pour garder votre flotte connectée et sécurisée. Cependant, il est très difficile, voire impossible, de le faire lorsque vous utilisez principalement Excel ou des documents papier.
Avec un logiciel de gestion d’atelier mécanique robuste et ayant fait ses preuves, vous pouvez surveiller les diagnostics des véhicules, suivre les données de localisation et recevoir des alertes en cas de problème. DataDis a développé des intégrations avec les plus grands joueurs de l’industrie de la télématique pour vous permettre d’exploiter votre maintenance de la meilleure façon possible.
10. Votre canal de communication le plus fréquent est le « Post-it sur le coin du bureau »
Vous tentez du mieux que vous pouvez de notifier les mécaniciens des défauts décelés lors des inspections et des rondes de sécurité, mais l’information se perd avant d’arriver à l’atelier mécanique? Il est urgent de trouver une solution pour régler votre enjeu de communication et éviter des oublis qui pourraient se solder par des bris, des amendes ou encore des risques pour la santé de vos chauffeurs.
Une chaîne de communication efficace est également essentielle si vous désirez rationaliser les opérations de maintenance de vos véhicules et équipements lourds. L’utilisation d’un logiciel de gestion d’atelier mécanique permet d’automatiser la transmission de messages importants à travers votre organisation. Effectivement, avec MIR-RT, lorsqu’un bris est déclaré par votre chauffeur avec l’application MIRNote, le contremaître est notifié automatiquement et peut ensuite créer à partir de l’alerte reçue un bon de travail et le transmettre rapidement à un des mécaniciens. Avec cette solution performante, fini les « Post-it » !
11. Le risque que votre organisation se fasse auditer vous empêche de dormir… ou presque
Votre documentation sur les opérations de maintenance effectuées sur vos véhicules et équipements lourds représente une pile de papiers ou un dossier de fichiers Excel qui donnent des maux de tête? Ce n’est certainement pas le type de classification qui donne une bonne impression aux inspecteurs lorsque votre organisation se fait auditer. Si vous voulez tout savoir pour réussir haut la main un tel processus d’audit, nous avons un article spécialement à ce sujet.
Avec un bon logiciel d’entretien de véhicules et équipements lourds, vous êtes en mesure de fournir toute l’information demandée par l’inspecteur en quelques minutes de façon organisée et claire. Avoir cette sécurité vous rassurera vous-même et votre équipe durant le processus et vous permettra de dormir en toute tranquillité !
Conclusion
Bref, il est tout à fait légitime de vous demander si l’investissement dans un logiciel de gestion d’atelier mécanique en vaut la peine pour votre organisation. C’est en vous posant les bonnes questions, comme nous l’avons fait ensemble dans cet article, que vous arriverez à la conclusion qu’il s’agit d’une étape incontournable si vous voulez faire passer votre entreprise au niveau supérieur. En optant pour une solution logicielle d’entretien de véhicules et d’équipements lourds de choix comme MIR-RT, vous serez accompagné du début à la fin du processus par notre excellente équipe d’implantation qui viendra vous former, vous et votre équipe, directement sur place pour assurer votre succès!
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