Vous êtes-vous déjà demandé combien d’argent vous jetiez par la fenêtre en utilisant un système de gestion de garanties désuet, ou pire encore, en utilisant des feuilles de calcul (Excel) ou même, en ne les suivant pas du tout à cause de la complexité du processus ? Ce n’est un secret pour personne que la gestion efficace des garanties et des réclamations de votre flotte de véhicules et équipements lourds est un élément essentiel de toute entreprise. Heureusement, la gestion de vos garanties peut être facilitée avec un bon logiciel de gestion d’atelier mécanique.
Voici tout ce que vous devez savoir sur la gestion des garanties.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de garanties pour les flottes et les ateliers mécaniques?
Avoir un logiciel de gestion d’atelier mécanique muni d’un module de gestion des garanties est essentiel pour une gestion efficace de vos opérations. Cela peut avoir un impact immense sur les profits d’une entreprise. Un logiciel de gestion des garanties aide les entreprises à créer, suivre et gérer les garanties et les réclamations pour leur flotte ou leur atelier de mécanique. Il automatisera et suivra tous vos processus de garantie et de réclamation pour optimiser votre temps, réduire les erreurs d’origine humaine et s’assurer que toutes les garanties disponibles sont utilisées au maximum. Il existe plusieurs types de garanties, mais voici les principales : Les garanties générales, garanties prolongées, garanties de pièces et les garanties de service externe pour tous vos camions et équipements. Voici comment chaque type de garanties se définit* :
Garanties générales : garantie que vous obtenez à l’achat d’une nouvelle unité ou d’un nouvel actif.
Garanties prolongées : extension d’une garantie préexistante sur une unité.
Garanties de pièces : garantie que votre fournisseur de pièces vous donnera lors de l’achat d’une pièce.
Garanties de service : garantie sur une réparation effectuée par un fournisseur de services externes.
*Les termes de ces garanties peuvent varier selon votre fournisseur.
5 étapes simples pour une gestion optimisée des garanties avec un logiciel de gestion d’atelier mécanique
1. Assurez-vous d’avoir un profil de garantie par unité. Cela permettra au système de connaître les termes de la garantie de chaque unité (car ils peuvent être très différents). Ce sera la base de votre suivi de garantie.
2. Disposez d’un système de gestion des garanties qui suivra plusieurs niveaux de garanties. Les meilleurs à suivre sont les garanties générales, les garanties prolongées, les garanties de pièces et les garanties de services externes. Cela apportera des économies optimales à votre entreprise et vous offrira un retour sur investissement qui rentabilisera une partie importante des coûts d’acquisition d’un logiciel de maintenance.
3. Assurez-vous que votre système utilise l’automatisation. Tout d’abord, il doit être capable de reconnaître qu’une pièce ou une unité sur laquelle vous travaillez est sous garantie. Il devrait par la suite faire apparaître des fenêtres ‘’pop-ups’’ qui informe l’utilisateur. L’utilisation d’un système de codage couleur automatisé est également essentielle pour pouvoir identifier rapidement quand un élément est sous garantie. Ces fonctionnalités d’automatisation sont très importantes, car elles empêcheront les utilisateurs de négliger des étapes importantes.
4. Travaillez avec un outil qui vous offrira une traçabilité complète. Pouvoir prouver quand la pièce a été achetée et l’heure exacte à laquelle elle a été installée vous permettra d’initier le processus de réclamation de garanties de pièces à la date d’installation, au lieu de la date d’achat.
5. Automatisez la gestion de vos réclamations. Un bon logiciel de gestion d’atelier mécanique créera automatiquement des formulaires de réclamation et remplira les informations requises. Vous devriez également être en mesure de suivre toutes vos réclamations par statuts codés par couleur pour un suivi facile.
Quel est le processus de gestion des garanties avec un logiciel de gestion d’atelier mécanique?
Lorsque vous utilisez un bon logiciel de maintenance pour votre atelier mécanique, la gestion de vos garanties est simplifiée. Voici un exemple de ce à quoi devrait ressembler votre processus de gestion de vos garanties :
1. Création du profil de garantie
Un bon logiciel devrait inclure un module pour vos unités. Dans ce profil, vous ajouterez toutes les informations importantes sur votre unité : modèle, année, marque, propriétaire, emplacement, profil d’entretien, inspections, garanties et autres. En entrant les garanties pour chaque unité, le logiciel pourra les suivre à l’aide du compteur odomètre (avec une intégration télématique GPS) ou en suivant la date d’expiration de la garantie. Par exemple, votre garantie pourrait être d’un an 60 000 km.
2. Notification
Lorsqu’un mécanicien souhaite travailler sur une unité sous garantie, le système enverra une fenêtre ‘’pop-up’’ informant l’utilisateur que l’unité ou la pièce qu’il vient de mettre dans le système est sous garantie. Les mêmes informations seront fournies pour les garanties de service externe, ainsi que le nom du fournisseur avec lequel la garantie est.
3. Validation
À la fin de la journée, le contremaître, le chef mécanicien ou le gestionnaire de flotte validera tous les bons de travail pour s’assurer que toutes les bonnes pièces, heures et noms figurent sur les bons de travail. Une fois celles-ci validées, il les fermera. Au cours de ce processus, il est important qu’il puisse facilement localiser toute pièce, unité ou service externe sous garantie avec un système de codage couleur. Si des garanties n’ont pas été réclamées sur une pièce, par exemple, le gestionnaire de flotte pourrait alors placer ladite pièce sur l’étagère des réclamations pour pouvoir la réclamer.
4. Réclamation
Lors de l’utilisation d’un système de gestion des garanties, le processus de réclamation devrait être automatisé. Un formulaire de réclamation devrait être automatiquement créé lorsqu’une pièce ou une unité sous garantie est mise sur un bon de travail. Avec un bon logiciel de gestion d’atelier mécanique, toutes les informations nécessaires seront transférées automatiquement sur le formulaire de réclamation de votre fournisseur en quelques clics. Vous pouvez ensuite l’envoyer par e-mail avec le PDF en pièce jointe sans avoir à saisir quoi que ce soit manuellement. Vous devriez également être en mesure de suivre l’état de vos réclamations avec un système de code couleur.
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