En tant que gestionnaire de flotte de véhicules et d’équipements lourds, les audits de maintenance peuvent être perçus comme un fâcheux contretemps, mais lorsque vous y êtes bien préparés, ils peuvent offrir de grands avantages à votre organisation. Effectivement, l’inspection est un élément important pour s’assurer que les outils de gestion de la maintenance sont utilisés de la manière la plus efficace et efficiente possible. Dans cet article, vous découvrirez que les audits de maintenance permettent d’assurer que les flottes sont plus sécuritaires, bien entretenues et rentables au fil du temps.
Qu’est-ce qu’un audit de maintenance ?
Un audit de maintenance est un examen méthodique des enregistrements, des activités et des opérations liés à la maintenance effectuée par une organisation. Il est utilisé pour évaluer dans quelle mesure le processus est suivi, identifier les problèmes potentiels et proposer des actions correctives. Il est effectué par une personne que l’on surnomme l’auditeur qui doit examiner l’efficacité, la sécurité, la conformité et l’efficience du programme de maintenance de l’organisation.
En tant que gestionnaire de maintenance de flotte ou d’équipements lourds, vous savez à quel point il est important de disposer d’implanter des processus de maintenance rigoureux. Mais vous arrive-t-il de prendre du recul et de vous demander si tout se passe aussi bien que prévu ? C’est là que les audits de maintenance entrent en jeu. Un contrôle régulier peut vous aider à mieux comprendre votre situation actuelle, à repérer toute anomalie et à vous assurer que tous les processus nécessaires sont correctement exécutés.
Les deux types d’audits de maintenance
Il existe deux types de vérification de maintenance : les audits internes et externes. Le premier est réalisé par votre propre équipe afin de vérifier le bon fonctionnement du processus au sein de l’organisation et trouver des éléments d’amélioration. La fréquence ne vous est pas imposée, mais elle doit être déterminée clairement avec votre équipe de maintenance afin d’éviter les oublis.
Le deuxième type d’audit, l’audit externe, est plus rigide et réalisé par un auditeur tiers qui vérifie si toutes les règles et tous les règlements ont été suivis correctement. Au Québec, la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) est responsable de la réglementation du transport et effectue des inspections périodiques pour s’assurer que les véhicules et équipements lourds répondent à des normes de sécurité et environnementales précises. La SAAQ effectue également des audits pour évaluer les pratiques et procédures d’entretien des flottes commerciales. La réglementation stipule que pour obtenir une vignette de conformité attestant la sécurité d’un véhicule lourd, vous devez faire faire une vérification mécanique de l’unité en question tous les 6 ou 12 mois, selon le type de véhicule. Cependant, il est possible d’éviter ces vérifications mécaniques obligatoires en adhérant au Programme d’entretien préventif (PEP) qui vous permet d’effectuer ces contrôles à l’interne en suivant le protocole établi. Un bon logiciel de gestion de la maintenance comme MIR-RT est idéal pour gérer ses PEP de façon simple et efficace grâce à ses nombreuses fonctionnalités spécialement conçues pour convenir à cette réglementation et aux fiches gouvernementales couramment mises à jour à même le logiciel.
Le principe est similaire en Ontario alors que le ministère des Transports (MTO) est chargé d’effectuer des inspections périodiques des véhicules lourds et de l’équipement ainsi que des audits pour évaluer les pratiques d’entretien des flottes commerciales. Enfin, les entreprises peuvent aussi engager des auditeurs tiers pour effectuer des audits de maintenance de leurs flottes et équipements afin de s’assurer qu’ils respectent les normes et réglementations établies. Ceux-ci ne sont affiliés à aucune agence gouvernementale et ne donnent pas d’amendes, puisqu’ils travaillent pour l’entreprise qui les a engagés.
Quels éléments sont évalués lors d’un audit de maintenance ?
Un auditeur de maintenance externe inspecte généralement plusieurs éléments lors d’un audit de maintenance, dont certains peuvent inclure :
Les processus et procédures de maintenance
L’auditeur vérifiera si les processus et procédures de maintenance sont clairement définis, documentés, suivis et communiqués de manière adéquate au personnel de maintenance. Ils rechercheront également les faiblesses ou les lacunes du processus de maintenance et feront des recommandations d’amélioration. Si vous possédez un logiciel de gestion de la maintenance, la personne chargée d’auditer votre entreprise vous demandera de prouver votre bonne connaissance du logiciel. Heureusement, le simple fait d’utiliser un tel système augmente grandement vos chances de passer cette inspection haut la main.
Programme de maintenance préventive
Si vous y avez adhéré, l’auditeur évaluera également le programme de maintenance préventive (PEP) pour chaque type de véhicule et vérifiera si les tâches d’entretien préventif sont effectuées en temps opportun et efficacement. Il s’assurera également que les réparations sont adéquates et que le calendrier d’entretiens préventifs est à jour.
Maintenance corrective
L’inspecteur examinera si la maintenance corrective est efficace, bien documentée et correctement hiérarchisée. Ils évalueront l’exactitude des rapports sur les bons de travail et d’autres rapports de maintenance pertinents, y compris le suivi des coûts de maintenance et le contrôle des stocks.
Formation des techniciens
Le vérificateur vérifiera si le personnel d’entretien mécanique est correctement formé, qualifié et certifié pour le type de travail et d’équipement dont il s’occupe. Ils passeront en revue les carrières de chaque technicien et identifieront les besoins de formation supplémentaires pour améliorer la compétence technique. Leurs connaissances du logiciel de maintenance seront également observées si vous en utilisez un.
Sécurité et conformité
L’auditeur s’assurera que les véhicules sont conformes aux réglementations locales, nationales et fédérales. Ils évalueront également si l’organisation a mis en œuvre les procédures et pratiques de sécurité appropriées pour assurer la sécurité au travail.
Gestion de l’inventaire de pièces
La personne chargée de l’audit évaluera si la gestion des stocks de pièces est efficace, bien organisée et adéquatement approvisionnée. Le suivi de la rotation des stocks et de l’utilisation des pièces sera aussi analysé. Les débalancements des quantités dans la gestion de l’inventaire sont aussi des éléments qui peuvent être analysés lors de ce processus.
Communication, rapports et rétroaction
L’auditeur examinera les canaux de communication et les systèmes de rapport, y compris la communication entre le personnel de maintenance, la répartition et les chauffeurs, le cas échéant. L’auditeur évaluera également le processus de rétroaction pour les suggestions des employés, les plaintes des clients et d’autres commentaires pertinents.
Dans l’ensemble, un auditeur de maintenance examinera plusieurs aspects du programme de maintenance, de la maintenance préventive à la formation des techniciens, et évaluera l’efficacité de ces processus. L’objectif est d’identifier les lacunes, de suggérer des domaines d’amélioration et de s’assurer que l’entretien de la flotte est efficace, sûr et conforme aux directives réglementaires. Vous comprendrez donc que l’utilisation d’un logiciel de gestion de la maintenance comme MIR-RT vous simplifiera grandement la vie lors d’un tel audit en vous permettant de rassembler toute l’information demandée en quelques clics.
4 façons dont les audits de maintenance externes peuvent profiter à votre organisation
1- Nouvelle perspective
Si vous vous fiez uniquement aux audits internes, il peut être facile de tomber dans le cercle vicieux de « la façon dont nous avons toujours fait les choses ». Les audits de maintenance externes apportent de nouvelles perspectives et des connaissances de pointe de l’industrie qui peuvent remettre en question les politiques et procédures actuelles. Cela peut au final accroître l’efficience et l’efficacité, entraînant de meilleures performances et des économies de coûts.
2- Meilleures pratiques de l’industrie
Le maintien d’une flotte peut être un processus difficile, en particulier avec l’évolution constante de l’industrie. Les auditeurs de maintenance externes possèdent une vaste connaissance des meilleures pratiques et des normes de l’industrie qui peuvent améliorer les performances globales de votre flotte. Demeurer ouvert d’esprit par rapport à leurs commentaires vous aidera à réduire les coûts, à minimiser les temps d’arrêt et à améliorer la sécurité et la conformité réglementaire.
3- Normes de conformités
Évidemment, chaque entreprise doit se conformer aux réglementations locales, fédérales et sectorielles. Le processus de préparation qui mène à un audit de maintenance externe et qui vous sera proposé dans cet article peut vous aider à vérifier votre conformité avant même que l’auditeur ne mette les pieds dans votre établissement. Cela réduit le risque d’amendes ou de violations légales résultant de la non-conformité de vos processus de maintenance. Ultimement, un audit externe garantit que vous effectuez la maintenance selon des directives acceptables et vous aide à éviter des bris qui mènent à des temps d’arrêt et des réparations coûteuses à effectuer à l’externe.
4- Amélioration continue
Enfin, les inspections de la maintenance servent de catalyseur à l’amélioration continue. Elles fournissent des informations précieuses sur les forces et les faiblesses de votre flotte et peuvent éclairer les futures stratégies de maintenance. Grâce aux audits externes, vous pouvez développer une culture d’excellence et d’amélioration qui a un impact positif sur les performances de votre flotte et de votre équipe.
En conclusion, les gestionnaires de maintenance de flotte ne devraient pas avoir peur des audits de maintenance externes. Ces audits offrent une nouvelle perspective, apportent des informations sur les meilleures pratiques de l’industrie et garantissent la conformité aux réglementations. De plus, ils propulsent une amélioration continue qui maximise le taux d’utilisation de votre flotte, les économies de coûts et le succès à long terme.
5 étapes pour réussir facilement votre prochain audit de maintenance en tant que gestionnaire de flotte
En tant que responsable de l’entretien de la flotte et des équipements lourds, voici quelques étapes pour bien vous préparer à une inspection d’entretien par un auditeur externe :
1- Examiner les exigences d’audit
Vérifiez attentivement les exigences d’inspection de l’auditeur externe, y compris les normes de sécurité et de conformité, les politiques, les procédures et les réglementations. Comprendre les raisons de l’audit si elles sont précisées, la documentation requise et son fonctionnement vous aidera aussi à bien répondre aux interrogations de l’inspecteur.
2- Préparer les dossiers d’entretien
Assurez-vous que tous les dossiers de maintenance sont à jour, exacts et complets. Les dossiers doivent inclure les calendriers de maintenance préventive, l’historique des réparations, les bons de travail, les rapports d’entretien et d’inspection et d’autres documents connexes comme vos immatriculations. Assurez-vous d’organiser et de catégoriser les enregistrements de manière logique. Pour y parvenir facilement, l’utilisation d’un logiciel de maintenance est hautement conseillée et manifeste votre bonne organisation à l’auditeur externe qui n’aura pas à fouiller dans une panoplie de dossiers papier pour trouver l’information recherchée.
3- Identifier les lacunes potentielles
Effectuez une préanalyse des lacunes potentielles pour identifier les domaines qui pourraient ne pas répondre aux exigences de l’audit. Une fois cet exercice effectué, élaborez un plan d’action pour atténuer toute problématique identifiée et corriger ces lacunes avant la journée de vérification. Cela aidera à réduire les points négatifs décelés par l’auditeur et lui démontrer que vous êtes en contrôle et au courant de vos processus de maintenance. Cette étape est cruciale pour améliorer votre note globale d’inspection.
4- Former le personnel
Assurez-vous que tout le personnel concerné comprend les exigences de l’audit, y compris l’importance d’une bonne tenue des dossiers de maintenance et de la conformité à la sécurité. Il peut être bénéfique d’organiser des séances de formation éclairs pour s’assurer que tous les membres de votre équipe soient à l’aise avec les processus de maintenance dont le logiciel de gestion des entretiens mécaniques. Cela permettra aussi d’augmenter le niveau de confiance de vos employés, d’améliorer leur rendement et de s’assurer qu’ils soient sur la même longueur d’onde quant aux façons de faire.
5- Se préparer à l’audit
Vérifiez l’exactitude de tous vos documents et enregistrements et leur accessibilité. Assurez-vous également que tout équipement ou pièce devant faire l’objet d’un entretien soit réparé avant l’audit. Enfin, soyez certain que tout le personnel et les ressources nécessaires sont disponibles durant l’inspection.
Conclusion
Bref, bien que le fait de se faire auditer demande du travail de préparation et du temps dont on ne dispose pas toujours, ce processus est habituellement très bénéfique pour une organisation et peut être grandement simplifié par l’utilisation d’un logiciel de maintenance complet et adapté à votre réalité. Avec ses nombreuses fonctionnalités permettant d’extraire des rapports sur vos entretiens mécaniques et vos processus de maintenance, MIR-RT se positionne comme une solution de choix pour réussir vos audits de maintenance externes à tout coup.
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