Guide complet : La gestion simplifiée des bons de travail mécaniques.

Guide Complet - La gestion simplifie des bons de travail mecaniques

Table des matières

Les bons de travail sont une partie essentielle d’un bon entretien de votre flotte. L’amélioration du processus de gestion des bons de travail dans votre entreprise améliorera considérablement l’efficacité de la maintenance de votre flotte. Dans le cadre de leur travail, les responsables de la maintenance doivent envisager différentes manières d’optimiser la gestion des bons de travail dans leur entreprise.

Dans ce guide, nous expliquerons ce qu’est un bon de travail mécanique, décrirons le processus de gestion et vous présenterons ce qu’un bon modèle de bon de travail mécanique devrait inclure, et finalement, nous aborderons l’importance d’avoir un logiciel de gestion des bons de travail.

Qu’est-ce qu’un bon de travail mécanique ?

Un bon de travail mécanique est un document (papier ou numérique) qui intègre toutes les données importantes concernant une tâche de maintenance. Il décrira également le processus nécessaire pour terminer le travail. Ils comprendront des informations telles que :

  • Les informations globales sur le travail à faire
  • La date de réparation
  • Le nom de la personne qui l’a autorisé
  • Le nom du mécanicien qui travaille dessus
  • Le numéro de l’unité
  • Le type de bon de travail (interne ou externe)
  • Quelles pièces sont utilisées

Les bons de travail mécaniques aident les mécaniciens et les responsables de la maintenance à organiser, hiérarchiser, terminer et suivre les travaux qu’ils effectuent. Une fois les bons de travail terminés, ils seront sauvegardés et analysés si nécessaire pour améliorer l’efficacité de l’atelier mécanique. Les bons de travail sont au centre des opérations de maintenance de votre flotte. Ils guident votre équipe de maintenance et aident les gestionnaires de flotte à mieux planifier la charge de travail pour les semaines à venir. C’est pourquoi il est très important d’avoir un bon outil pour gérer efficacement et proactivement les bons de travail.

Un bon système de gestion des bons de travail doit inclure un tableau de bord offrant un aperçu des informations importantes concernant les bons de travail afin de faciliter la gestion des bons de travail pour les responsables de la maintenance. Le tableau de bord des bons de travail doit inclure des informations telles que :

  • Nombre de bons de travail de travail ouverts
  • Nombre de bons de travail en réparation
  • Nombre de bons de travail en attente de pièces
  • Nombre de bons de travail en attente d’autorisation
  • Nombre de bons de travail terminés
  • Nombre de bons de travail par type (interne vs externe)
  • Temps moyen pour terminer un bon de travail
  • Temps moyen pour fermer un bon de travail

Le tableau de bord des bons de travail devrait également vous permettre de filtrer les informations par succursale pour une période spécifique ou pour une plage horaire.

Quel est le processus de gestion des bons de travail avec un logiciel de GMAO ?

DataDis - Processus de Gestion des bons de travail mécaniques
Processus de gestion des bons de travail mécaniques

Étape 1. La tâche est identifiée.

Il existe 2 types de tâches qui peuvent être effectuées, préventives (maintenance) ou correctives (réparation). Une tâche de maintenance préventive sera planifiée par des fréquences différentes (odomètre, heures moteur, calendrier, etc.) pour suivre les réglementations gouvernementales, tandis qu’une tâche corrective serait une réparation imprévue qui doit être effectuée sur un tracteur, une remorque ou un équipement. A ce stade, votre équipe de maintenance évaluera ce qui doit être fait exactement et sur quelle unité.

Étape 2. La tâche est créée.

La bonne information est mise sur une demande de réparation ou de maintenance dans le système. Il est recommandé d’utiliser les codes VMRS ou les normes de rapport d’entretien des véhicules. Ces codes standard de l’industrie détailleront la raison pour laquelle vous effectuez cette tâche ainsi que ce sur quoi vous travaillez. Par exemple, votre code de raison pourrait être la maintenance préventive (MP) et votre code de réparation pourrait être sur les freins (013). Ces codes seront également très utiles pour être en mesure de sortir des rapports précis. Une fois cela fait, cette demande de réparation ou de maintenance sera automatiquement transmise à votre tableau de planification de la maintenance préventive et corrective. Le tableau de planification est l’endroit où toutes vos demandes de réparation et d’entretien pour votre équipe de maintenance seront situées. Il agira comme votre tableau blanc et incluera votre « liste de choses à faire ».

Étape 3. La tâche est planifiée.

Maintenant que la demande de réparation ou d’entretien est sur le tableau de planification, elle est prête à être planifiée. Elle peut être planifiée par un simple glisser-déposer vers votre mécanicien interne ou vers un fournisseur externe (BT ou PO externe). Il est également possible de planifier des tâches pour des unités de réparation mobiles sur la route. Si la tâche est une réparation imprévue, elle peut simplement être saisie manuellement par le mécanicien dans le système de gestion des bons de travail.

Étape 4. La tâche est accomplie par un mécanicien.

La tâche de réparation ou d’entretien sera effectuée par vos mécaniciens. Ils devront simplement se connecter au système avec une puce RFID, cliquer sur la tâche qu’ils souhaitent accomplir et commencer leur travail. Cliquer sur une tâche ouvrira automatiquement un nouveau bon de travail et commencera à calculer le temps d’achèvement de cette tâche. Ils peuvent revenir quand ils en ont besoin s’ils souhaitent ajouter des pièces au bon de travail. Une bonne pratique serait d’utiliser un système de codes à barres, qui vous fournit un système de gestion de l’inventaire en temps réel. Il permet à vos mécaniciens de mettre rapidement une pièce sur un bon de travail en la scannant et en la retirant automatiquement de l’inventaire. Ils peuvent ajouter des commentaires et des notes de correction au bon de travail du mécanicien avant de commencer un autre travail.

Étape 5. Le bon de travail est fermé temporairement.

Une fois la tâche terminée, le mécanicien devra simplement cliquer sur une nouvelle tâche, ce qui fermera temporairement le bon de travail (en attente de révision) et arrêtera le temps pour cette tâche spécifique. Cela ouvrira également un nouveau bon de travail pour la nouvelle tâche et commencera à calculer le temps pour effectuer la tâche. Cela vous fournira une automatisation complète du processus de gestion du bon de travail.

Étape 6. Le bon de travail est fermé et documenté.

Une fois terminé, un contremaître ou un superviseur examinera et approuvera tous les bons de travail effectués ce jour-là pour s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs que le mécanicien n’a pas vues. Chaque bon de travail sera non seulement enregistré automatiquement dans le système, mais sera également rattaché à l’unité en question pour une consultation ultérieure simple et rapide via l’historique des bons de travail.

Quelles informations devraient être incluses sur un bon de travail mécanique ?

Un bon de travail mécanique doit inclure les informations suivantes :

  • Le numéro d’unité : Le travail sera effectué sur quel tracteur, camion, remorque ou équipement ?
  • Le type de bon de travail : Est-ce un bon de travail interne ou externe ?
  • Le nom du mécanicien: Qui effectue ce travail ?
  • Les codes VMRS : Quels sont les codes de raison et de réparation ?
  • Le nom de la succursale : À quelle succursale appartient l’unité ?
  • La description du problème : Qu’est-il arrivé exactement à l’unité ?
  • Le résumé du travail : Qu’est-ce que le mécanicien a fait sur l’unité ?
  • Les dates : Quand il a été créé et quand il a été fermé.
  • Les pièces utilisées : Quelles pièces le mécanicien a-t-il utilisées ?
  • Les documents joints : Tous les documents importants connexes doivent être joints au bon de travail.
  • La liste détaillée des coûts : Quel était le coût de la main-d’œuvre ? Des pièces ?

Voici un exemple d’un bon de travail mécanique papier

Exemple de bon de travail mécanique par DataDis

L’importance d’avoir un bon logiciel de gestion des bons de travail mécaniques.

L’utilisation d’un système papier pour la gestion des bons de travail devrait appartenir au passé. Imaginez que vos mécaniciens saisissent manuellement toutes les informations, puis que le gestionnaire de flotte doit essayer de comprendre ce que le mécanicien a écrit (était-ce un 4 ou un 9 ?), puis qu’il remplisse les bons de travail une fois terminés. Tout ce processus peut être un véritable cauchemar lorsque vous devez trouver rapidement des informations pour l’équipe de direction.

Pour être vraiment efficace, vous avez besoin d’un logiciel de gestion des bons de travail solide en place pour gérer correctement et efficacement ces bons de travail. Un bon logiciel organisera non seulement vos bons de travail, mais il automatisera les processus et fera passer votre gestion de la maintenance au niveau supérieur. La mise en place d’un bon système aidera votre organisation à réduire vos temps d’arrêt, à réduire les coûts de maintenance et de réparation de votre flotte et à augmenter l’efficacité globale.

Conclusion.

Les bons de travail sont la base d’une bonne gestion des entretiens de votre flotte. Bien gérés, ils apportent stabilité, structure et efficacité à votre équipe. Avoir un bon système de gestion des bons de travail avec tous les bons composants facilitera la création d’un programme d’entretien préventif.

Voici un exemple d’un bon de travail numérique

Exemple de bon de travail mecanique electronique MIR RT par DataDis

Choisir le bon logiciel pour vous aider dans la gestion de vos bons de travail est crucial pour vous aider, vous et votre équipe, à devenir le plus rentable possible. Avec les bons outils en place, votre équipe de maintenance donnera à votre organisation un avantage sur vos concurrents qui ne sont pas encore passés à un système numérique et automatisé pour la gestion des bons de travail mécaniques.

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