En tant que gestionnaire de l’atelier mécanique, vous êtes responsable du bon entretien et du bon fonctionnement de vos véhicules et équipements. Choisir le meilleur système de maintenance de véhicules et d’équipements lourds peut vous aider à économiser du temps et de l’argent tout en gardant vos véhicules en parfait état. Voici 10 éléments à prendre en compte avant de choisir une solution logicielle de maintenance de flotte :
10 éléments à considérer avant de choisir un logiciel de maintenance
1. Compatibilité:
Assurez-vous que le logiciel est compatible avec votre écosystème de gestion de flotte. Vous ne voulez pas être coincé avec une solution qui ne fonctionnera pas avec vos logiciels existants. Une option plus abordable avec moins de compatibilité finira par vous coûter beaucoup plus cher à long terme.
2. Facilité d’utilisation:
Le logiciel doit être facile à utiliser et à comprendre pour tous les membres de votre organisation qui auront à l’utiliser. Vous ne voulez pas passer des heures à essayer de comprendre comment l’utiliser et par conséquent perdre en productivité. Afin d’avoir une bonne courbe d’apprentissage avec votre nouveau logiciel de maintenance, assurez-vous de choisir un fournisseur qui sera disponible tout au long du processus d’implantation.
3. Fonctionnalité:
Assurez-vous que le logiciel dispose de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre flotte. Ne pas le faire peut entraîner la nécessité de changer de logiciel de maintenance et ainsi engendrer un important gaspillage d’argent pour votre entreprise.
Voici 4 exemples de fonctionnalités clées à rechercher:
- Création et tri automatique de vos bons de travail par type et statut
- Intégration avec votre écosystème et vos solutions déjà en place
- Accès rapide aux rapports et aux indicateurs de performance clés
- Gestion automatique de vos garanties et réclamations
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4. Capacité d’évolution:
Choisissez une solution qui peut évoluer avec votre atelier mécanique, de sorte que vous n’ayez pas à la remplacer à mesure que celui-ci s’agrandit. Choisir le mauvais logiciel de maintenance peut s’avérer extrêmement coûteux pour votre organisation. Gardez à l’esprit que les bons logiciels de maintenance évoluent et s’adaptent constamment à vos besoins.
5. Planification des entretiens préventifs et correctifs:
Choisissez une solution qui facilite la planification et le suivi des tâches de maintenance afin que vous puissiez garder votre flotte sur la route et éviter les temps d’arrêt coûteux. Votre logiciel doit définitivement inclure un système de code de couleurs pour permettre la priorisation des tâches selon leur niveau d’importance. De plus, un système « Drag & Drop » pour assigner rapidement des tâches à chacun de vos mécaniciens est un incontournable dans votre logiciel de maintenance.
6. Gestion de l’inventaire:
Choisissez une solution qui vous aide à gérer facilement l’inventaire de votre flotte. Un bon système de gestion des stocks doit inclure une fonction « Min/Max » pour commander automatiquement les pièces manquantes. Vous savez comment il est frustrant d’avoir un camion qui arrive dans votre garage pour une réparation d’urgence et que la pièce manque dans l’inventaire. En automatisant le processus de commande de pièces, vous vous assurez que vos camions reprennent la route le plus rapidement possible.
7. Historique des entretiens:
Choisissez une solution qui permet de consulter l’historique des entretiens de chaque véhicule de votre flotte afin de pouvoir prendre des décisions éclairées concernant les réparations et les entretiens à venir. Cette fonctionnalité est indispensable pour vos mécaniciens, car elle leur fera gagner beaucoup de temps en n’ayant pas à rechercher dans les classeurs pour déterminer quelles opérations ont été effectuées précédemment sur une unité particulière.
8. Suivi des garanties:
Choisissez une solution qui suit les informations de garantie pour chaque véhicule de votre flotte afin de pouvoir profiter des couvertures en cas de besoin. Assurez-vous que cette fonctionnalité est automatisée et facile à utiliser. Pour optimiser votre gestion des garanties et réclamations, consultez notre article à ce sujet juste ici.
9. Rapports et analyses:
Choisissez un logiciel de maintenance qui fournit des capacités de rapports et d’analyses détaillés afin de suivre et d’améliorer les performances de vos véhicules et équipements lourds. En effet, les indicateurs de performance clés (KPIs) sont des outils essentiels pour la prise de décisions, pour suivre les performances et identifier les éléments à améliorer. Les KPIs tels que la disponibilité des véhicules/équipements, leur ratio d’utilisation ainsi que les coûts de maintenance sont des éléments indispensables dans le tableau de bord de votre logiciel de maintenance.
10. Formation et soutien technique:
Assurez-vous que votre fournisseur de logiciel de maintenance réponde rapidement au téléphone lorsque vous l’appelez et offre un excellent support client afin que vous puissiez obtenir l’aide dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Également, n’oubliez pas de choisir une solution logicielle qui offre des services d’implantation personnalisée selon vos besoins pour aider votre équipe de maintenance à en tirer le meilleur parti.
Les impacts d’un logiciel de maintenance mal adapté
Les gestionnaires d’ateliers mécaniques doivent être conscients que tous les logiciels de maintenance de flotte ne peuvent pas répondre aux besoins spécifiques de leur entreprise. Bien qu’il existe de nombreuses options logicielles disponibles, ils doivent soigneusement évaluer que les caractéristiques spécifiques de chaque logiciel de maintenance de flotte et d’équipements correspondent aux besoins et objectifs propres à leur flotte. Il est probable que l’on retrouve sur le marché des logiciels d’entretien de véhicules lourds qui ont des fonctions ou des capacités spécifiques qui peuvent aider leur entreprise, mais qui n’ont peut-être pas une fonctionnalité de base qui pourrait être essentielle pour une gestion optimale. Même si deux logiciels de maintenance de flotte semblent similaires, il est important que les responsables de la maintenance approfondissent et évaluent comment ces outils répondent à des exigences distinctives et augmentent l’efficacité. Ne pas le faire pourrait avoir de nombreux impacts négatifs sur votre entreprise :
1. Opérations inefficaces: Si votre logiciel de maintenance de flotte n’est pas à la hauteur de vos besoins, des opérations inefficaces et une augmentation des coûts risquent fortement d’arriver à l’horizon.
2. Mauvaise prise de décision: Sans des données fiables et pertinentes, il est difficile de prendre des décisions éclairées concernant votre flotte. Cela peut conduire à une mauvaise prise de décision qui peut avoir des conséquences négatives irréversibles à long terme.
3. Productivité réduite: L’utilisation d’un logiciel de maintenance de flotte de qualité inférieure peut entraîner une baisse de la productivité et du moral des employés qui rencontreront une frustration lors de son utilisation.
Conclusion
Lors du choix d’une solution de maintenance de véhicules et équipements lourds, il est important de tenir compte de vos besoins particuliers. Si vous avez une petite flotte ou un petit atelier mécanique et que vous avez l’intention de demeurer ainsi, vous n’aurez peut-être pas besoin de toutes les fonctionnalités poussées offerts par certaines des solutions les plus complètes. D’un autre côté, si vous avez une grande flotte ou désirez agrandir la votre éventuellement, vous voudrez vous assurer que la solution logicielle que vous choisissez possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer efficacement vos unités à long terme.
Une fois que vous avez considéré vos besoins, il est temps de commencer à regarder différents fournisseurs de logiciels. Il existe plusieurs façons de le faire, y compris directement en ligne en demandant des démos. Vous pourrez alors choisir la meilleure option pour la croissance de votre entreprise !
