Vous utilisez présentement des chiffriers Excel ou des feuilles de papier pour essayer de garder le contrôle sur la gestion de la maintenance de votre flotte, mais vous échappez sans cesse des entretiens préventifs ? Vous utilisez déjà un logiciel de maintenance, mais celui-ci ne correspond plus à vos besoins ? Cela signifie que l’implantation d’un nouveau logiciel de gestion d’atelier mécanique s’impose. Nous avons justement écrit un article complet pour vous aider à choisir le bon logiciel. Avec ce changement clé dans l’évolution de l’entreprise, on a souvent l’impression que le défi est de mobiliser son équipe, en particulier les mécaniciens de longue date, pour qu’ils abandonnent les processus actuels et adhèrent à la transformation numérique ou à l’utilisation d’un nouveau logiciel. Cependant, avec un plan d’action de qualité et un bon accompagnement, le défi peut être accompli rapidement et avec succès. Pour vous aider, voici six étapes pour surmonter la résistance à l’implantation d’un logiciel de maintenance et assurer une transition en douceur dans ce changement numérique.
1. Commencez par une rencontre de démarrage complète
Pour éviter la résistance au changement au sein de son équipe, il est primordial de commencer le processus d’implantation d’un nouveau logiciel de maintenance par une rencontre de démarrage détaillée. Cette réunion doit définir un plan incluant les objectifs du projet, les délais, les ressources et les étapes clés. Dans cette première rencontre avec le gestionnaire de projet assigné à votre implantation logicielle, assurez-vous que le responsable du projet au sein de votre organisation soit présent, ainsi que les différentes parties prenantes qui joueront un rôle décisif durant ce processus. Une partie prenante importante qui est exclue d’une telle rencontre est plus susceptible de ressentir une résistance au changement, parce qu’elle manquera une tonne d’informations cruciales sur les prochaines étapes.
De plus, cette rencontre de démarrage est l’opportunité d’analyser et de comprendre les besoins et les attentes des utilisateurs finaux, et de communiquer clairement les raisons du changement, les avantages attendus par cette nouvelle solution et les impacts potentiels. Bref, cette rencontre permet de partir sur de bonnes bases et est primordiale pour une implantation réussie.
2. Maintenez une communication ouverte avec des réunions hebdomadaires
On a bien beau partir sur de bonnes bases, mais encore faut-il qu’elles demeurent solides tout au long du processus. Pour s’y faire, il est important d’organiser des réunions hebdomadaires régulières, permettant ainsi de tenir les parties prenantes informées et engagées. Profitez de ces réunions pour mettre à jour l’équipe sur les progrès, recueillir des commentaires et reconnaître les succès de votre équipe, petits et grands. Cette communication continue aide à maintenir la motivation et l’engagement tout au long du processus de mise en œuvre.
En effet, un membre de votre équipe qui rencontre certains problèmes avec le nouveau logiciel, mais qui n’a jamais l’opportunité de se faire écouter par les responsables du projet a de bonnes chances de s’opposer au changement et de blâmer la nouvelle solution logicielle pour ses problèmes, alors qu’il s’agit peut-être tout simplement d’une mauvaise manipulation de sa part.
3. Fournissez une formation personnalisée et un soutien accessible
Il n’y a pas de meilleure façon de surmonter la résistance au changement que de former les gens adéquatement. En effet, les utilisateurs qui comprennent bien comment faire leur travail à l’aide du logiciel de maintenance sont rarement réticents au changement, parce qu’il voit la valeur ajoutée et la rapidité que leur offre ce nouvel outil. Imaginez qu’on vous demande de jouer du piano sans que vous sachiez lire les partitions. Vous risquez fortement de ne pas être à l’aise et de développer une certaine amertume envers le piano. Il en va de même pour l’utilisation d’un logiciel de gestion d’atelier mécanique comme MIR-RT. Assurez-vous d’obtenir des séances de formation personnalisées aux besoins de chacune des parties prenantes pour garantir que les utilisateurs finaux soient à l’aise avec le nouveau logiciel.
Par ailleurs, il est pertinent d’identifier à l’avance les impacts potentiels de l’implantation du nouveau logiciel sur les processus existants et le travail quotidien des employés pour adapter la formation à leur réalité. Assurez-vous également d’avoir accès à un soutien technique accessible pour répondre rapidement aux questions et résoudre les problèmes. Encore une fois, des utilisateurs qui n’obtiennent pas de réponse à leurs questions risquent d’être plus réticents à adopter le changement. Bref, les formations personnalisées et le soutien technique disponible rapidement aident à réduire l’anxiété et à renforcer la confiance dans l’utilisation du nouveau système.
4. Considérez d’implanter le logiciel de maintenance par phases (au besoin)
Dépendamment de l’envergure de votre projet d’implantation de logiciel de maintenance, il peut être judicieux d’opter pour une implantation progressive du logiciel. En effet, on a tendance à voir un projet d’implantation comme un seul gros morceau intimidant, mais en décortiquant le tout et en implantant le logiciel dans l’organisation de façon progressive, département par département, on se rend compte que le processus est plus simple qu’on le croyait au départ. Si votre organisation a plusieurs divisions, il est aussi possible d’implanter le nouveau logiciel de maintenance dans chacune d’entre elles durant des phases différentes du projet.
En plus d’être plus agréable pour toutes les parties prenantes, l’implantation progressive permet d’atténuer les risques et d’apporter des ajustements rapides, basés sur les rétroactions de chacun. Cette approche graduelle permet de peaufiner le système et de résoudre les problèmes en temps réel, facilitant ainsi la transition. Bref, cela réduit les risques de résistance au changement par des parties prenantes qui n’ont pas le temps de bien assimiler les nouvelles méthodes de travail.
Histoire à succès : Lorsque Contrans a voulu implanter le logiciel MIR-RT dans son organisation américaine, il a été décidé durant la rencontre de démarrage que ce projet d’implantation d’envergure se déroulerait en trois phases. Dans chacune des phases, une division différente de Contrans USA a été formée et accompagnée de A à Z. Ce déploiement par phases a permis à chaque division de Contrans USA de s’adapter à MIR-RT à son propre rythme, apprenant de la phase précédente et assurant une transition globale plus fluide.
5. Mettez de l’avant les réussites de chacun et les bénéfices à long terme du logiciel de maintenance
Durant les rencontres hebdomadaires, partager les petites réussites de votre équipe peut contribuer à créer un élan et à renforcer les avantages qu’apportent le nouveau système. Pour mobiliser votre équipe et éviter la résistance au changement, identifiez des tâches simples et facilement exécutables à l’aide du nouveau logiciel et faites du renforcement positif lorsqu’ils les réussissent. Vos collègues verront donc progressivement que le logiciel n’est pas sorcier et qu’ils peuvent même devenir très bons pour l’utiliser. Toujours en mettant de l’avant les améliorations immédiates, n’oubliez pas de leur communiquer les bénéfices à long terme et les gains de temps pour renforcer la valeur du logiciel à leurs yeux.
Par exemple, souligner le fait qu’un collègue a appris comment gérer les bons de travail avec succès au cours de la dernière semaine risque de transformer ce collègue en leader d’opinion positif qui vous aidera à mobiliser les autres membres de l’équipe, parce qu’il se sentira valorisé.
6. Impliquez les leaders d’opinion positifs et les champions du changement organisationnel
Personne ne connaît mieux votre équipe que vous. Vous êtes donc bien placé pour identifier et impliquer les employés favorables au changement au sein de votre organisation. Ceux-ci peuvent grandement aider à promouvoir le logiciel et encourager l’adhésion de leurs pairs. Ces utilisateurs clés et leaders d’opinion positifs peuvent aborder les préoccupations des autres membres de l’équipe, démystifier les mythes et soutenir activement la transition numérique.
Puisque leur influence peut être cruciale pour obtenir une acceptation plus large de l’équipe, il est primordial de les convaincre dès le début du projet des bénéfices pour leur travail quotidien d’un changement vers le nouveau logiciel de maintenance. Il peut même être judicieux de nommer les personnes qui se démarquent par leur ouverture au changement et leurs compétences avec l’utilisation du logiciel comme personnes-ressources pour aider ceux ayant plus de difficultés au début de la courbe d’apprentissage.
Conclusion
Comme vous avez pu constater, la résistance au changement de l’implantation d’un logiciel de maintenance est souvent initiée par une mauvaise planification ou une mauvaise communication. En prenant le temps d’établir un plan d’action solide et de vous entourer des bonnes personnes, vous verrez que le défi de surmonter la résistance au changement est beaucoup moins difficile qu’il en a l’air et que les membres de votre équipe sont peut-être plus favorables à adopter un logiciel de maintenance performant que vous ne le pensiez initialement. Pour mettre toutes les chances de votre côté d’implanter avec succès un logiciel de maintenance de véhicules et d’équipements lourds performant, faites affaires avec les meilleurs dans l’industrie, l’équipe de DataDis, fournisseur du logiciel MIR-RT.
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