Pourquoi passer d’une ronde de sécurité papier à électronique?

La mise en vigueur de la réglementation canadienne sur les DCE (dispositifs de consignation électroniques) amène les entreprises à revoir leur processus et à migrer vers le numérique. C’est à partir de janvier 2023 que les entreprises canadiennes devront utiliser un dispositif de consignation électronique (DCE) pour consigner les temps de travail, de conduite et de repos des chauffeurs. L’utilisation du DCE comporte plusieurs avantages tels que faciliter le travail des chauffeurs et assurer leur sécurité, par exemple, en prévenant la fatigue.

La majorité des DCE inclura un module sur les rondes de sécurité, facilitant la saisie et l’exactitude des données. Au Canada, avant de prendre le volant, le conducteur est obligé de remplir et de remettre chaque jour un rapport d’inspection du véhicule. La SAAQ (Société de l’assurance automobile du Québec) décrit une ronde de sécurité comme étant “ un examen visuel et auditif des éléments accessibles du véhicule, qui permet de déceler le plus tôt possible des défectuosités, d’en informer rapidement l’exploitant et le propriétaire et d’empêcher l’exploitation du véhicule lorsque son état est susceptible de causer un accident ou une panne”. 

Qui est soumis à faire des rondes de sécurité (RDS) ?

Selon la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ), les véhicules visés par la ronde de sécurité sont les suivants :

  1. Véhicules dont le poids nominal brut (PNVB) est de 4 500 kg ou plus
    • Exemple : Ambulance, Bétonnière, Camion-citerne, Camion de pompier, Camion porteur, Déneigeuse, Fourgonnette, Pick-up, Remorque, Semi-remorque, Tracteur routier, Véhicule d’intervention d’urgence, Véhicule de transport d’équipement (compresseur, foreuse, pompe à béton, grue sur châssis de camion)
  2.  Ensembles de véhicules routiers dont le PNBV d’au moins un des véhicules est de 4 500 kg ou plus
    • Camion de type pick-up ayant un PNBV de moins de 4 500 kg, attelé à une remorque ou à une semi-remorque ayant un PNBV de 4 500 kg ou plus
    • Camion de type pick-up ayant un PNBV de 4 500 kg ou plus, attelé à une remorque ou à une semi-remorque ayant un PNBV de moins de 4 500 kg
    • Camion de type pick-up ayant un PNBV de 4 500 kg ou plus, attelé à une remorque ou à une semi-remorque ayant un PNBV de 4 500 kg ou plus (chacun des véhicules de l’ensemble a une PNBV de 4 500 kg ou plus) Puisque l’ensemble de véhicules est visé, la ronde de sécurité doit être effectuée sur les deux véhicules et non seulement sur le véhicule de l’ensemble ayant un PNBV de 4 500 kg ou plus.
  3. Autobus, minibus et dépanneuses (sans égard à leur PNBV)
    • Exemple:Autocar, Minibus, Autobus scolaire, Minibus de transport adapté, Autobus urbain, Dépanneuse (tout type)
  4. Véhicules routiers d’un PNBV de moins de 4 500 kg transportant des matières dangereuses qui nécessitent l’application de plaques d’identification de danger

Source : https://saaq.gouv.qc.ca/transport-biens/vehicule-lourd/verification-entretien-mecanique/normes-securite-vehicules-routiers/ronde-securite

La différence entre une ronde de sécurité papier et numérique. 

Il existe deux façons de remplir une ronde de sécurité: papier et numérique. 

Voici un exemple d’une ronde de sécurité papier :

Exemple rondes de sécurité 1

Qu’est-ce qu’une ronde de sécurité électronique ?

Une ronde de sécurité électronique permet aux utilisateurs d’enregistrer, de compiler et de stocker les informations du rapport d’inspection du véhicule sur des appareils électroniques tels que les téléphones mobiles, les tablettes et les ordinateurs.

Une application de rondes de sécurité comme MIRCheck permet de compléter rapidement une inspection et d’automatiser tout le processus.

5 bénéfices à passer d’une ronde de sécurité papier à électronique

Les rondes de sécurité numériques (électroniques) sont conçues pour aider les chauffeurs à effectuer les vérifications de leur véhicule et à faciliter la communication entre le chauffeur sur la route et les mécaniciens dans le garage. À même une tablette, un téléphone ou un ordinateur, les DCE sont plus faciles à lire, plus rapides à remplir et plus conformes aux réglementations que les rondes de sécurité papier. Ils sont un outil essentiel pour s’assurer que les chauffeurs respectent les règles de sécurité. Voici 5 bénéfices principaux à passer d’une ronde de sécurité papier à numérique :

1- Obtenir l’information en temps réels

Un rapport d’inspection fait à l’aide d’un dispositif de consignation électronique (DCE) permet une soumission rapide et intuitive des données avant, pendant et après le voyage. Les rapports sont envoyés directement par voie électronique aux gestionnaires de flotte, ce qui permet une collecte des informations en temps réel. Avec les rondes de sécurité papier, il peut être difficile de savoir quels véhicules ont été inspectés et lesquels ne l’ont pas été. Les DCE permettent de voir en un coup d’œil quels véhicules ont été inspectés et lesquels ne l’ont pas été. Les gestionnaires sont ainsi en mesure de s’assurer de la conformité de leur flotte avec un accès en temps réel à l’information.

2- Éviter les erreurs et la perte d’information

Les DCE facilitent l’entrée des données et assurent aux gestionnaires que l’information recueillie est lisible et facilement interprétable. Avec des rondes de sécurité papier, il est parfois difficile de bien comprendre le problème lorsqu’une anomalie est détectée. Les papiers peuvent facilement se perdre ou s’égarer tandis que les DCE sont stockés électroniquement et sont facilement accessibles. Un bon DCE va permettre au chauffeur de documenter facilement les non-conformités, soit en prenant une photo, en enregistrant une vidéo, en enregistrant un effet sonore ou en écrivant un commentaire détaillé.

3- Avoir un meilleur suivi de la performance des chauffeurs 

Passer d’une ronde de sécurité papier à numérique va également vous permettre de suivre vos chauffeurs sur la route. L’usure prématurée des pneus et l’augmentation des coûts de carburant sont généralement liées aux accélérations rapides, aux excès de vitesse et aux freinages brusques. En ayant accès à des rapports de productivité et de conformité, le gestionnaire sera en mesure d’identifier les chauffeurs à risque et de leur offrir un meilleur encadrement afin de réduire les coûts opérationnels. Plus besoin d’examiner des centaines de fiches journalières pour s’assurer de la conformité de votre flotte. Le DCE met en lumière en temps réel les unités non conformes, vous évitant à vous et aux chauffeurs beaucoup de perte de temps.

4- Assurer la conformité de la flotte

Les rapports d’inspection de véhicule numérique du conducteur peuvent aider à garantir la conformité à toutes les lois applicables en fournissant un système facile à utiliser et conforme à toutes les réglementations. Ils peuvent aider à voir facilement quels véhicules ont été inspectés et lesquels ne l’ont pas été et ainsi à minimiser les risques de se faire arrêter pour une violation d’inspection de véhicule.

5- Avoir une meilleure communication avec l’atelier mécanique 

En intégrant votre logiciel de télématique à votre logiciel de maintenance, les informations seront synchronisées automatiquement, ce qui permet un transfert sécurisé des données et par le fait même une meilleure gestion de votre flotte. Le gestionnaire de l’atelier mécanique ainsi que le gestionnaire de flotte pourront suivre l’emplacement des unités en tout temps, grâce à la télémétrie. Si une défectuosité est signalée en route, l’atelier mécanique est averti en temps réel et une tâche est automatiquement créée dans le logiciel de maintenance. Lorsque la réparation sera faite et la tâche complétée, les informations sur l’unité et sur la réparation retourneront automatiquement dans le logiciel de télémétrie. Facilitant la communication entrent le chauffeur et l’atelier mécanique, tout en permettant aux gestionnaires de suivre la performance et la conformité de sa flotte.

Dans cette vidéo, un de nos experts, parle des avantages d’intégrer votre solution de télématique à votre logiciel de gestion d’atelier mécanique. 

Voici les 4 caractéristiques principales d’une intégration de votre logiciel de maintenance à votre solution de télématique 

1- Ronde de sécurité intégrée

Lorsque le camionneur effectue sa ronde de sécurité et qu’une défectuosité est constatée, l’atelier mécanique est notifié en temps réel grâce à une transmission automatique de l’information. Le responsable de l’atelier mécanique peut donc planifier sa réparation avant même que le camion rentre au garage. Lorsque la réparation est complétée, les informations du bon de travail sont retournées dans la solution de télématique.

Voici comment fonctionne l’intégration :

Processus garanties rds 2

2- Mise à jour des odomètres automatique

Notre solution, MIR-RT, obtient automatiquement l’odomètre du camion ce qui permet d’automatiser la création de tâches d’entretiens dans le logiciel et d’obtenir des statistiques sur le coût par distance parcourue.

3- Géolocalisation intégrée

La géolocalisation intégrée permet aux gestionnaires de la flotte d’optimiser et de mieux planifier les tâches d’entretien préventif et de réparation. En effet, grâce à un code de couleur, les gestionnaires sont en mesure de savoir en temps réel si leurs camions sont à proximité ou physiquement à l’atelier mécanique.

4- Resserage des roues

Gérez et suivez facilement le resserrage de vos roues grâce à la communication entre l’atelier mécanique et le chauffeur.

Voici quelques exemples des intégrations possibles avec nos partenaires de télématique* : 

Voir toutes les autres intégrations possibles.

*Les caractéristiques principales citées ci-dessus ne sont pas nécessairement disponibles pour tous les partenaires mentionnés ci-haut.

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