Les gestionnaires de flotte et d’équipements lourds cherchent toujours des moyens d’accroître l’efficacité de l’atelier mécanique tout en réduisant les coûts. En comprenant l’importance de la comptabilité dans la gestion de la maintenance, la façon dont l’intégration de la comptabilité avec les logiciels de maintenance fonctionne, les avantages qui y sont associés ainsi que les défis potentiels qui peuvent survenir lors de l’intégration, les gestionnaires de la maintenance peuvent assurer une implantation réussie de cette passerelle comptable.
L’importance de la comptabilité pour les gestionnaires de la maintenance de véhicules et d’équipements lourds
La comptabilité est un élément essentiel de la gestion de la maintenance, car elle permet de suivre et de comptabiliser les dépenses et la facturation liées à l’entretien des véhicules et des équipements lourds. Elle aide à identifier les secteurs où les dépenses sont excessives et indique où des compressions budgétaires peuvent être effectuées afin d’améliorer l’efficacité et de réduire les coûts tout comme elle permet d’assurer un contrôle serré des comptes recevables.
De plus, les hausses de prix que nous vivons actuellement rendent la vie difficile à toutes les industries et la maintenance mécanique n’y échappe pas. Les prix du carburant, de l’entretien des pneus et des pièces sautent en flèche et si vous pouvez mieux planifier votre budget grâce à un suivi efficace des dépenses et des revenus, vous aurez une meilleure chance de garder vos marges bénéficiaires. Heureusement, la plupart des solutions logicielles de maintenance comme MIR-RT incluent déjà un module abordant la comptabilité directement dans le logiciel. Cependant, les données qui y sont inscrites ne sont pas synchronisées avec celles du système comptable et c’est là que la passerelle comptable vient jouer un rôle déterminant.
Comment l’intégration d’un système comptable avec un logiciel de maintenance peut simplifier les opérations?
L’utilisation d’une passerelle comptable avec votre système de gestion de la maintenance permet aux gestionnaires d’ateliers mécaniques d’avoir une vision plus globale de la santé financière de leurs véhicules. Cette intégration facilite également la comptabilisation des dépenses et des revenus liés à l’entretien des véhicules et la rend plus précise, ce qui peut aider à simplifier le processus de comptabilité et faciliter l’identification des problèmes potentiels. Effectivement, sans passerelle comptable, chaque opération comptable doit être inscrite à la fois dans le logiciel de maintenance et dans le système comptable. L’utilisation de ce type de passerelle devient donc une opportunité en or de rationaliser les opérations et de sauver un temps fou aux employés chargés de la comptabilité afin qu’ils se concentrent sur les tâches qui nécessitent réellement une intervention humaine.
Par ailleurs, il est bien connu que la gestion de la comptabilité et de la maintenance est souvent effectuée par différents responsables et, par conséquent, des erreurs de communication et de transcription sont susceptibles de se produire plus fréquemment sans une ligne de communication intégrée. Puisque les opérations comptables sont souvent irréversibles, vous voulez éviter de telles erreurs.
Les avantages d’une passerelle comptable avec un logiciel de maintenance
Ce type d’intégration aux logiciels de maintenance peut offrir bien plus qu’un simple gain de temps aux gestionnaires de flotte et aux responsables de la comptabilité. Tout d’abord, le suivi des dépenses et de l’information comptable liée à la maintenance peut se faire en temps réel, que ce soit à partir du système comptable d’origine ou du logiciel de maintenance. Cela signifie que les gestionnaires de flotte peuvent prendre de meilleures décisions sur la façon de dépenser leurs ressources plus efficacement sans avoir à effectuer à chaque fois des demandes de rapport auprès de l’équipe comptable. Le fait de ne pas avoir à effectuer de doubles entrées permet aussi d’éviter bon nombre d’erreurs de chiffres causés par inadvertance. Il est même possible avec une passerelle comptable de configurer des règles d’erreurs qui vont permettre d’automatiser une certaine partie du contrôle des opérations comptables pour les erreurs répétitives et facilement repérables.
Également, il ne faut pas sous-estimer la capacité des passerelles comptables à pousser directement les bons de travail externes dans les comptes payables ou encore à reprendre le processus de la charte de comptes dans la passerelle pour que le logiciel détecte le type d’opérations et lui attribue le bon compte de Grand livre automatiquement. Il est même possible de gérer les mouvements d’inventaire de façon automatisée. Bref, toutes ces fonctionnalités contribuent à mieux gérer la maintenance de votre flotte de véhicules et équipements lourds en réduisant le temps qui y est consacré.
Processus d’intégration de la passerelle comptable au logiciel de maintenance
Maintenant que vous êtes en mesure de constater à quel point une passerelle comptable est indispensable dans la gestion de la maintenance, il est normal de se demander par quoi commencer. Il faut savoir que l’ajout d’une passerelle comptable au logiciel de maintenance est un processus qui peut être complété facilement si vous respectez différentes étapes :
1- Passer en revue les besoins comptables
Tout d’abord, vous devez passer en revue vos besoins comptables avec un spécialiste des intégrations qui sera en mesure de vous guider à travers cette transition. Chez DataDis, vous pouvez compter sur une équipe expérimentée qui se consacre exclusivement à mettre en place et bonifier les partenariats et intégrations.
2- Effectuer les corrections nécessaires
Après avoir identifié les options qui conviennent le mieux à votre organisation, le spécialiste risque de vous proposer quelques corrections à apporter au système comptable qui faciliteront le processus d’intégration. Par exemple, il pourrait conseiller de jumeler certains comptes de Grand livre pour que l’attribution des codes d’opérations comptables s’effectue correctement.
3- Configurer le système
La prochaine étape est de configurer correctement le système pour garantir l’exactitude des informations comptables.
4- Activer la passerelle comptable
Ensuite, l’intégration comptable doit être activée sur le logiciel de maintenance, ce qui permet l’échange de données entre les deux systèmes. C’est donc à ce moment que les rapports comptables et les analyses peuvent être générés à l’intérieur du logiciel de maintenance donnant ainsi aux gestionnaires d’ateliers mécaniques un aperçu précis de leurs dépenses liées à la maintenance.
Bref, le processus peut sembler difficile, mais si vous utilisez un logiciel de maintenance comme MIR-RT, l’équipe des intégrations sera là pour vous accompagner de A à Z et répondre à vos questions.
3 défis potentiels qui peuvent survenir lors de l’implantation d’une passerelle comptable
Bien que l’intégration d’une passerelle comptable avec les logiciels de maintenance puisse offrir de nombreux avantages, la mise en œuvre peut poser certains défis :
1- Absence de passerelle comptable existante
On peut notamment penser au fait que ce ne sont pas tous les logiciels comptables qui ont une passerelle existante vers certains logiciels de maintenance. Advenant l’absence de passerelle avec votre solution comptable actuelle, le processus risque de s’avérer plus long, mais pas impossible. Ce qui détermine si votre logiciel de maintenance est propice à une intégration avec votre système comptable est la présence d’une porte d’intégration de données dans le logiciel de comptabilité. Si c’est le cas, une bonne équipe d’intégration comme celle de DataDis sera en mesure de procéder à l’implantation de la passerelle.
2- Multiples systèmes comptables
Un autre défi qui peut compliquer le processus d’implantation est la présence de systèmes comptables différents pour chacune des divisions de votre organisation. À ce moment, une approche plus particulière doit être utilisée pour convenir à vos besoins.
3- Réticence au changement
Finalement, un défi qui peut survenir est la réticence des personnes responsables de la comptabilité qui verront leurs tâches être modifiées. Cependant, il faut comprendre que ce changement offre un gain de temps important et qu’au lieu d’avoir à inscrire les opérations comptables à deux reprises, les responsables devront plutôt valider les données poussées du logiciel de maintenance vers le système comptable.
Bref, vous êtes maintenant à même de comprendre pourquoi il est important de miser sur un fournisseur de logiciel de maintenance comme DataDis qui est expérimenté, ouvert à travailler sur de nouvelles intégrations et à l’écoute de vos besoins.
3 bonnes pratiques pour une intégration de passerelle comptable réussie
1- Vérifier la compatibilité au préalable
Lors de l’intégration d’une passerelle comptable avec le logiciel de maintenance existant, la première bonne pratique est de s’assurer que le système de comptabilité et le logiciel de maintenance sont compatibles. Pour ce faire, vous pouvez valider auprès de votre fournisseur de logiciel de gestion d’atelier mécanique.
2- Effectuer une transition progressive
La deuxième bonne pratique est d’effectuer une transition progressive vers une utilisation automatisée de la passerelle. Effectivement, vous avez le choix entre une importation de données par lot qui nécessite une approbation de votre part avant d’être complétée ou encore une importation de données automatique qui se fait sans votre intervention. Pour commencer, il est recommandé de procéder par lot afin de vous habituer à cette nouvelle façon de faire et de bâtir votre confiance envers le système. Une fois que vous vous sentez à l’aise et que vous maîtrisez le processus, l’importation automatisée peut devenir très intéressante pour bénéficier d’un gain de temps additionnel.
3- Rationaliser le nombre de comptes
Finalement, la dernière bonne pratique à adopter est de rationaliser le nombre de comptes qui figurent dans la charte de compte et de se référer au logiciel de maintenance pour plus de détails quant à la description des opérations effectuées.
Conclusion
L’intégration de la comptabilité avec le logiciel d’entretien existant par le biais d’une passerelle comptable est un incontournable pour mieux gérer les dépenses liées à la flotte ou à l’atelier mécanique et ainsi améliorer l’efficacité globale. Pour y parvenir, il est primordial de bien comprendre l’importance de la comptabilité dans les opérations de maintenance et comment celles-ci peuvent être simplifiées grâce à une comptabilité plus automatisée.
Bref, si vous envisagez d’intégrer votre système comptable avec un logiciel de maintenance à succès, l’équipe de DataDis, fournisseur du logiciel MIR-RT, est là pour vous aider à naviguer à travers toutes ces possibilités et vous assurer une implantation de passerelle comptable réussie.
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